En la actualidad la toma de decisiones respecto al desempeño de los sistemas de mantenimiento, constituye indiscutiblemente un aspecto de primer orden a resolver, ya que mediante la garantía del mismo se propicia, no solo la adecuada evaluación y control de la gestión del mantenimiento con vistas a lograr su mejoramiento continuo, sino, además, el logro de una mayor disponibilidad de las capacidades productivas instaladas en la planta de producción; ya que en la práctica el proceso de toma de decisiones en esta área se dificulta por el hecho de disponerse de una amplia gama de indicadores propuestos al respecto sin una definición clara del grado de importancia de cada uno de ellos a la hora de valorar la influencia de la actividad de mantenimiento en la meta de la organización.
El conocimiento de los costos de mantenimiento tiene como fin precisar de manera objetiva y realista lo que cuesta la función de mantenimiento para reducir los costos globales del mismo a un nivel mínimo o mantenerlos, respaldados por una buena producción, alta calidad, y un buen estado de las instalaciones, además de generar información que facilite al personal la toma de decisiones.
Los objetivos pueden ser enfocados de manera particular o general, o sea a una pieza, una máquina, un grupo de máquinas, equipos auxiliares, instalaciones, áreas, etc. y se expresan en valor monetario de mano de obra o material, aunado a lo anteriormente mencionado.
La elaboración de los mismos requiere el análisis de la información de los costos pasados los cuales deben ser exactos de lo contrario no serían dignos de confianza, esta información además de las cifras contables adecuadas, debe contener los cargos de mano de obra y del material de mantenimiento.
Utilidad del análisis de costos en la toma decisiones
Costos indirectos
Los costos directos son transparentes y de cómo ellos serán afectados por las decisiones que se tomen son claramente observables, todo lo contrario sucede con los costos indirectos. El mantenimiento de planta se considera un costo o gasto indirecto:
- Constituye un sistema de alerta que permite identificar aquellas áreas cuyos costos se están elevando más allá de lo planificado.
- Son los indicadores asociados a las variables claves de la gestión de la organización, en un área o proceso estructurado los que permiten identificar y evaluar oportunamente el surgimiento de desviaciones que en el tiempo pueden afectar los objetivos, la integridad o la estabilidad, al propiciar la información necesaria para la toma de acciones ayudando a priorizar las acciones que llevan al mejoramiento y reajustar esas variables con respecto a los parámetros preestablecidos, van de lo general a lo particular.
- Evalúa el efecto de los cambios realizados en determinadas áreas de mantenimiento.
- Evalúa los resultados internos de la organización de mantenimiento.
- Permite comparar la inversión con los resultados operativos de la empresa.
- Estimula la optimización de la mano de obra, cantidad de materiales y tiempo de paro, estableciendo objetivos con diferentes bases de comparación los cuales se convierten en puntos de equilibrios entre el beneficio y costo de mantenimiento.
- El manejo adecuado de los costos de mantenimiento puede ayudar a vislumbrar las barreras entre la competitividad y la ruina manteniendo equipos obsoletos o instalando equipos de última generación sin estar preparados para el reto de asimilar los nuevos conocimientos y procesos.
Conclusiones
En la medida que los responsables de gerencial la actividad de mantenimiento, así como el personal de mantenimiento conozcan de costos, y se identifiquen con ellos podrán identificar en conjunto tanto el período como la frecuencia óptima para realizar dichas actividades sin mucho riego y sin un gasto excesivo de dinero, además permitirá conocer el costo real del mantenimiento y en especial el costo contra averías del equipo instalado, no solo por las pérdidas inoportunas que esta última le ofrece a la empresa, sino por el impacto que presentan las mismas en el costo total del mantenimiento.