Los sistemas CMMS son aplicaciones diseñadas por expertos en mantenimiento y en sistemas, que conocen ampliamente la complejidad del mantenimiento de una planta, así como las tendencias del sector, por lo tanto, han pensado en dar solución a casi todas las necesidades de un mantenimiento integral, mientras que un ERP, en general, requiere ser personalizado a los requerimientos de mantenimiento, y en muchas ocasiones se realizan por un consultor de sistemas que está poco familiarizado con el mantenimiento de planta.
Estas diferencias se comprenden al momento de administrar a través de un sistema el mantenimiento de planta, cuando se requieren funciones orientadas al mantenimiento y calidad de la información que posibilite incrementar la disponibilidad de la planta, mejorar la productividad de los equipos y reducir los costos de mano de obra. Con un sistema CMMS correctamente implementado, es seguro que se van a lograr los mejores estándares en una planta, con un ERP quizás sea posible y a un costo muy elevado.
Implementación
EasyMaint es una aplicación CMMS con más de diez años de dar servicio a una gran cantidad de empresas tanto para el mantenimiento de planta como para el mantenimiento de flotillas, y cada día se mejora considerando los requerimientos de los usuarios, así como las tendencias del mercado; su implementación es un tema importante que debe tomarse con mucho cuidado y atención. Hemos visto cómo consultores, que en muchos casos, el cliente solicita en primer término, se avocan a personalizar el sistema de acuerdo a los requerimientos específicos de una empresa. Esto es algo que en general no lo recomendamos, debe tratar de utilizar, al inicio, el sistema en forma estándar y luego de una implementación básica y con el sistema en funcionamiento, pensar en personalizarlo. Si EasyMaint contempla al menos el 80% de sus requerimientos de mantenimiento, podemos decir que es una solución óptima para su empresa.
Y no se recomienda una personalización de EasyMaint debido a que es posible incurrir en el error de transferir al sistema el desorden actual de la organización y vicios particulares del área de mantenimiento, perdiendo en gran medida, la funcionalidad del software. Además, EasyMaint siempre está en proceso de mejora, involucrando nuevas y mejores funciones. Si EasyMaint es modificado, las nuevas actualizaciones serán muy difíciles de incorporar.
El uso del sistema en el día a día por todo el personal de mantenimiento permite que se comprendan conceptos más completos e integrales del mantenimiento de la planta, en consecuencia se amplía su utilización y funcionalidad. Finalizado el período inicial de implementación y con conocimientos más completos de las funciones de EasyMaint, habrá más posibilidades de que se pueda acceder a información oportuna, alcanzando mejores estándares de operación de la planta, a un menor costo operativo; sin embargo, para lograrlo, es necesario involucrar a otros departamentos, como el de producción, para conseguir una implementación integrada a los procesos productivos de la empresa.
En el caso de que se requiera una función específica de la empresa y que no está contemplada en las funciones de EasyMaint, es necesario recurrir a profesionales consultores que tengan amplia experiencia comprobada en el área de mantenimiento. La personalización puede desarrollarse como una función más del sistema e integrarla, también es posible tomar la información del EasyMaint y llevarla a algunas herramientas como Excel (Microsoft) y trabajarla para emitir reportes especiales.
Manejo de la Información
Recordemos que el registro de datos en cualquier sistema es en vano si no se puede convertir en información para mejorar el negocio. Para tener éxito en la implementación del EasyMaint es necesario llevar a cabo un plan de implementación en el que se definan actividades, tiempos y responsables en ejecutarlas.
Cuando el área de mantenimiento ya ha implementado el sistema EasyMaint, disponemos de una gran cantidad de información en reportes y gráficas que nos permiten ir afinando el sistema a los requerimientos propios de cada empresa, para facilitar la gestión del mantenimiento.
Pero en muchos casos y frente a necesidades puntuales, debemos contar con la posibilidad de administrar esta información para cubrir nuestros propios requerimientos y generar reportes o gráficos evitando dependencias de otros departamentos que nos provocan demoras.Ante esta situación, es bueno contar con el sistema EasyMaint bajo la plataforma de Windows, pues nos permite manejar la información con programas utilitarios como Excel, Access, entre otros.
Con estas herramientas se logra potenciar enormemente la capacidad del sistema y nos posibilita una libertad total para tomar decisiones y actuar ante situaciones que requieren una rápida respuesta de análisis.
El uso de esta posibilidad solo es recomendable para personal que posea conocimientos avanzados en el uso de Excel y fundamentalmente debe conocer las relaciones entre las tablas de la base de datos y la lógica del EasyMaint.
Las posibilidades del manejo de la información quedan entonces disponibles por el gran potencial de esta planilla de cálculo que permite realizar filtros de la información en forma rápida, realizar gráficos de todo tipo y dispone de un importante número de fórmulas que incrementan en forma increíble la respuesta al análisis de la información.
Recomendamos su uso principalmente como un medio de investigación, donde es posible realizar cambios en la consulta a medida que indagamos sobre los campos y tablas del sistema.
Conclusión
En la actualidad el manejo de la información por parte del gerente de mantenimiento debe contemplar la administración de la información, la generación de reportes e indicadores para el soporte gerencial y técnico de mantenimiento, así como información para el gerente de producción y la gerencia de finanzas.