Cuando se pone en práctica la implementación de un sistema de mantenimiento automatizado como EasyMaint, se requiere de la existencia de un Plan de Operaciones, el cual debe ser conocido por todos y debe haber sido aprobado previamente por la gerencia general de la empresa. Este Plan de Operaciones permite desarrollar paso a paso actividades de mantenimiento dentro del programa en forma metódica y sistemática, en un lugar, fecha, y hora determinados. A continuación se enumeran algunos puntos que el Plan de Operaciones no puede omitir:
- Determinación del personal que tendrá a su cargo el mantenimiento, esto incluye, el tipo, especialidad, y cantidad de personal.
- Determinación del tipo de mantenimiento que se va a llevar a cabo.
- Fijar fecha y el lugar donde se va a desarrollar el trabajo.
- Fijar el tiempo previsto en que los equipos van a dejar de producir, lo que incluye la hora en que comienzan las tareas o actividades de mantenimiento, y la hora en que deben de finalizar.
- Determinación de los equipos que van a ser sometidos a mantenimiento, para lo cual debe haber un sustento previo que implique la importancia y las consideraciones tomadas en cuenta para escoger dichos equipos.
- Señalización de áreas de trabajo y áreas de almacenamiento de partes y equipos.
- Inventario de partes y repuestos con que cuenta el almacén, en caso de que sea necesario reemplazar piezas viejas por nuevas.
- Inventario de herramientas y equipos necesarios para cumplir con las actividades del Plan de Operaciones.
- Planos, diagramas e información técnica de equipos.
- Plan de seguridad frente a imprevistos, para el caso de mantenimientos correctivos.
Luego de haber desarrollado las actividades de mantenimiento a un equipo, se deben capturar en un programa de mantenimiento como EasyMaint para que se costee la orden de mantenimiento y posteriormente preparar un informe de los mantenimientos que se han llevado a cabo en forma diaria, semanal y mensual, así como la medición de la eficiencia del departamento de mantenimiento. El informe de las actividades debe incluir, entre otros puntos:
- Los equipos que han sido objeto de mantenimiento
- El resultado de la evaluación de dichos equipos
- Tiempo real que duró la labor
- Personal que estuvo a cargo
- Inventario de piezas y repuestos utilizados
- Condiciones en que responde el equipo (reparado) luego del mantenimiento
- Conclusiones
En una empresa existen diferentes áreas, una de las cuales se encarga de llevar a cabo las operaciones de planeación y realización del mantenimiento, esta área es denominada comúnmente como departamento de mantenimiento, y tiene como deber principal instalar, supervisar, mantener, y cuidar las instalaciones y equipos que conforman la fábrica.
El departamento de mantenimiento a su vez divide sus responsabilidades en varias secciones, así tenemos por ejemplo:
- Sección mecánica: conformada por aquellos encargados de instalar, mantener, y reparar las maquinarias y equipos mecánicos.
- Sección eléctrica: conformada por aquellos encargados de instalar, mantener, y reparar los mandos eléctricos, generadores, subestaciones, y demás dispositivos de potencia.
- Sección electrónica: conformada por aquellos encargados del mantenimiento de los diversos dispositivos electrónicos.
- Sección informática: tienen a su cargo el mantener en un normal desarrollo la aplicación de EasyMaint.
- Sección civil: conformada por aquellos encargados del mantenimiento de las construcciones, edificaciones y obras civiles necesarias para albergar a los equipos.