La gestión de inventario es un enfoque sistemático para la adquisición, el almacenamiento y el control de los costos de las piezas y suministros de MRO (mantenimiento, reparación y operaciones) al mantener los niveles correctos en el momento correcto en las ubicaciones correctas al menos costo posible. Administrar el inventario es más complejo que solo tener las piezas que necesita en stock. Se trata de tener un sistema para encontrar el equilibrio adecuado entre el inventario sobrecargado y el no suficiente. También es importante mantener el almacén organizado para que pueda encontrar rápidamente lo que necesita.
Desafíos de gestión de inventario
Los principales desafíos con la gestión de inventario son tener un excedente o exceso de inventario de piezas de repuesto, no tener suficientes piezas en stock y no poder localizar las piezas que necesita rápidamente.
El exceso de existencias, también llamado excedente de inventario , es un problema común. Aunque a veces puede ser difícil mantener el inventario de repuestos en stock, según los Servicios de la planta, solo el 8-10% del inventario de repuestos se usa cada año. Además, el costo de almacenar piezas se suma al costo de compra en el transcurso de un año, en algunos casos hasta el 20% del precio de compra. La razón de este aumento de costos se debe a lo que se llama costos de mantenimiento: gastos resultantes de la renta mensual, la reducción, el seguro y otros costos inevitables de mantener el inventario. Para usar un ejemplo simplificado, si compra un tornillo de $ 1 pero nunca lo usa, al final del año, habrá gastado $ 1.20 de su presupuesto en ese tornillo. Por supuesto, cuanto más cuesta la pieza, mayor es el impacto que este aumento del 20% tiene en su presupuesto. Tener un inventario excesivo es como pagar intereses por sus propias compras, un costo que se agrava con el tiempo.
No tener suficientes piezas de inventario en stock, causa problemas más inmediatos. Cuando una máquina se cae y una pieza necesaria para repararla no está en stock, la producción puede fallar durante días o incluso semanas mientras espera que llegue el envío de la pieza, o puede pagar tarifas de envío acelerado para recibirla lo antes posible . Este importante aumento en la duración del tiempo de inactividad de la máquina puede disparar el costo total de reparación. En algunos casos, los equipos de mantenimiento hacen lo que pueden para reducir los gastos mientras esperan, utilizando medidas de riesgo arriesgadas para mantener la producción en movimiento, lo que puede generar riesgos de seguridad y una calidad del producto inferior.
La dificultad para localizar una parte necesaria, los técnicos de mantenimiento por día se gastan hasta el 25% del tiempo en la búsqueda de repuestos. Esto puede sumar miles de dólares en costos laborales desperdiciados. Tener piezas de reparación almacenadas en varios almacenes en el sitio puede hacer que encontrar la pieza necesaria sea aún más difícil.
A pesar de estos desafíos, administrar el inventario de manera efectiva es factible para todas las organizaciones con el uso de una herramienta de administración de inventario como el software CMMS.
Cómo un CMMS ayuda a administrar mejor el inventario
El objetivo general de la gestión de inventario es optimizar el inventario (tener los niveles correctos de piezas en el inventario y minimizar los costos de compra y transporte) para las operaciones de mantenimiento. El software de gestión de inventario CMMS ofrece capacidades para facilitar el logro de sus objetivos de inventario.
- Notificaciones de pedido automático: Establezca puntos de pedido para que se le notifique automáticamente cuando se alcance un nivel de stock predefinido. Sabrá de inmediato cuándo es el momento de comprar piezas adicionales. Elimina las conjeturas para que no ordene demasiadas piezas cuando no las necesita.
- Recuento de ciclos de inventario: Realice un seguimiento del número de veces que se reordenan piezas específicas, con la opción de clasificarlas según sea su importancia. Los recuentos de ciclo de inventario de partes críticas se pueden configurar para que ocurran con más frecuencia que los recuentos de partes menos importantes.
- Programación oportuna de envíos: Programe los envíos de piezas cuando las tareas de reparación o mantenimiento preventivo deban completarse.
- Datos detallados de ubicación: Mantenga un registro detallado de la ubicación de cada parte hasta el número de contenedor, y si se ha ingresado o no recientemente.
- Registros detallados del proveedor: Almacene la información de contacto de sus proveedores, junto con los precios de cada pieza y los plazos de envío de los proveedores en su base de datos CMMS.
- Órdenes de compra: Cree rápidamente órdenes de compra desde el software CMMS para ordenar todas las piezas que necesita a la vez de manera concisa. Esta capacidad facilita el seguimiento de los números de inventario y los costos.
EasyMaint Software facilita la gestión de inventario
EasyMaint Software es un CMMS líder en la industria diseñado para ayudar a su organización a administrar mejor su inventario de MRO. Es una herramienta para ayudarlo a mantener el equilibrio justo de los niveles de inventario. Con EasyMaint, podrá establecer puntos de reordenamiento de inventario automático y ajustarlos para múltiples almacenes. Podrá encontrar rápidamente las piezas que necesita, EasyMaint facilita la entrada y salida de piezas del inventario.